Ve si tu gestión de efectivo está costando más de lo que debería 

Según el Retail Banking Research * entre un tercio y la mitad de las instituciones financieras en Europa utilizan herramientas simples como hojas de cálculo para administrar su programación de efectivo para cajeros automáticos. 

Según la experiencia de NCR, la proporción en otras regiones es al menos tan grande sino más grande. 

Las hojas de cálculo se han convertido en una herramienta popular que se encuentran en todas partes en el entorno empresarial porque los usuarios pueden desarrollar aplicaciones rápidas para satisfacer necesidades inmediatas sin tener que ir a través de un ciclo de adquisiciones. Sin embargo, la velocidad de implementación y falta de inversión inicial no viene sin costos. 

Aquí hay seis ejemplos que muestran por qué una hoja de cálculo podría ser la forma más costosa de programar un cajero automático y reposición de efectivo en sucursales. 

Usar hojas de cálculo para reabastecer cajeros automáticos y sucursales podría costarte hasta 1 millón de dólares al año.

¿Perfecta retrospectiva?

Es mejor anticiparse. El futuro no es lo que solía ser. Esto se aplica con demasiada frecuencia para los enfoques de previsión sencillos con las hojas de cálculo que están obligados a utilizar y el resultado con demasiada frecuencia es cortes de efectivo y entregas de emergencia. 

Se combinan retrospectiva, conocimiento del presente y comprensión de eventos futuros para anticipar los resultados de la demanda de efectivo: la cantidad, el momento y los lugares adecuados. 

Un cajero automático sin efectivo no tiene sentido. Una sucursal sin efectivo es un desastre.

Las herramientas de programación de efectivo de hojas de cálculo no son inteligentes y se ven obligadas a planificar grandes existencias de seguridad para evitar cortes de efectivo. Carecen de las importantísimas herramientas de modelado y pronóstico de nivel empresarial que calculan cuánto efectivo se necesita en cada ubicación y cuándo. Normalmente, las grandes existencias de seguridad planificadas aún no son suficientes y el ganador es la empresa de transporte que factura las entregas de emergencia. 

Si tenés que pronosticarhacelo con frecuencia. 

La reposición de efectivo con hojas de cálculo planea tender a permanecer relativamente estable hasta que algo suceda que lo cambie, como escalas de cortes de efectivo a la alta gerencia. El mundo real rara vez es estable por mucho tiempo con tendencias estacionales, tendencias a largo plazo y cambios disruptivos a medida que los consumidores reaccionan a las nuevas ubicaciones minoristas, las ubicaciones de los empleadores en crecimiento y la reducciónel flujo y reflujo natural de un entorno comercial vibrante.  

Las tecnologías de optimización de efectivo se integran con otros sistemas para monitorear los saldos en tiempo real y adaptar sus horarios de acuerdo con los eventos que se desarrollan. La adaptación de los programas de reabastecimiento de efectivo en respuesta a los cambios en la demanda minimiza las visitas de emergencia y evita el tiempo de inactividad. El resultado es un ahorro de costes y la confianza del cliente en su red bancaria minorista. 

La tecnología proporciona respuestas, solo las personas hacen preguntas

Las mejores soluciones de hojas de cálculo cuentan con un nivel de programación y automatización. Algunas pueden incluir fórmulas de detección de errores de mejores prácticas. Otras se enlazan a través de interfaces de informes con otros sistemas bancarios para su información. La mayoría son herramientas de productividad manuales sencillas. La función del operador es trabajar el proceso todos los días sin cometer errores. Con un proceso de herramientas de grado empresarial totalmente integrado y automatizado, se guía el flujo de trabajo, se previenendetectan y registran los errores del operador, los datos de entrada se importan y validan automáticamente, las salidas se envían automáticamente a los sistemas del cliente. El rol del operador es monitorear y hacer las preguntas correctas y luego tomar la acción directa apropiada, mejorando dramáticamente el costo del efectivo. “¿Por qué ese proveedor entrega a menudo una cantidad diferente a la que se ordenó?” “¿Qué ha provocado que la demanda en esa sucursal cambie drásticamente en los últimos dos meses?” “¿Qué nueva propuesta de contrato de mi CIT resultaría en un costo más bajo con el tiempo? 

Hojas de cálculo y empresas: Costos y riesgos del proceso

Los riesgos de utilizar hojas de cálculo para gestionar los procesos empresariales se han centrado cada vez más en la gestión y la regulación. Si bien la mayor parte de la atención se centra en el uso de hojas de cálculo para la adecuación del capital y la gestión de riesgos, su uso en otros procesos empresariales es cada vez más cuestionable. Los riesgos incluyen la dependencia del autor original para obtener soporte, el impacto de los errores inevitables en las herramientas de la hoja de cálculo y la impracticabilidad de las pruebas efectivas. Los costos incluyen los impactos del error de la hoja de cálculo y la interrupción resultante de la migración a las nuevas versiones del sistema operativo de PC y el paquete de la hoja de cálculo. 

Optimización de costos y disponibilidad

Desarrollar una herramienta de hoja de cálculo para administrar el reabastecimiento regular de efectivo en cajeros automáticos para una red grande sin causar un tiempo de inactividad excesivo es una hazaña impresionante de modelado. Lo ideal es un plan de reabastecimiento con costos optimizados, que rastree dinámicamente las tasas de interés cambiante, los costos de los contratos y los perfiles de demanda y reaccione a la demanda no prevista para evitar el tiempo de inactividad. Esto está mucho más allá de las capacidades de cualquier hoja de cálculo o herramienta de escritorio. 

Ahorrá $ 1,000 por cajero automático y $ 2,000 por sucursal al año 

Los costos de proporcionar efectivo a una red de banca minorista varían drásticamente entre regiones, países e instituciones. Las tasas de interés, la mano de obra y los costos de los contratos de efectivo en tránsito, la demanda y disponibilidad de efectivo, los volúmenes de transacciones, el riesgo y los seguros, todos juegan un papel importante. Al modelar y optimizar estos costos utilizando una solución de optimización de inventario de efectivo de grado empresarial, NCR estima que es probable que los ahorros anuales de $ 1,000 por cajero automático, $ 2,000 por sucursal y órdenes de magnitud más en cada bóveda sean, y en algunos casos significativamente más. Puede esperar que una solución de optimización de efectivo brinde un valor significativamente mayor que este a través de una mejor disponibilidad del cliente, mejores informes de efectivo y visibilidad y ahorros de mano de obra de automatización en la organización de administración de efectivo. El uso de hojas de cálculo para administrar el inventario de efectivo y la programación podría costar fácilmente un millón de dólares a un banco con unos cientos de cajeros automáticos, sucursales y bóvedas.