Cuando se trata de información la seguridad es un factor clave para cualquier empresa, especialmente cuando varios trabajadores pueden acceder a la data relevante para la compañía. Por ello, es necesario contar con un mecanismo para resguardar la privacidad de un documento que pueda garantizar la seguridad de este proceso.

Los riesgos de que información delicada caiga en manos equivocadas, como la competencia o delincuentes informáticos, son muy altos. Es por esto que la seguridad de los documentos y accesos a sitios en Internet son una de las principales preocupaciones de los usuarios y empresas.

Está más que claro que todo tipo de archivo se enfrenta a amenazas incalculables, pero, ¿con qué desafíos se enfrenta una empresa a la hora de implantar un sistema de seguridad documental?

Gestión documental

Al hablar de la gestión de los documentos es primordial hablar de seguridad. De hecho, la confidencialidad, integridad y disponibilidad son tres pilares de la gestión documental.

Sin embargo, la gran interrogante es cómo mantener la seguridad de los documentos, teniendo en cuenta que, si se digitalizan y comparten, son muchas las personas que tendrían o tendrán acceso a ellos, tanto como colaboradores como personas extrañas a la organización, en el caso de clientes. 

Sea cual sea el sistema que se elija, es fundamental que el personal que lo vaya a manejar esté capacitado para ello, ya que, por más eficiente que pueda ser un sistema, pueden aparecer fallos que provengan por un mal manejo de la información.  Por este motivo, se debe contar con protocolos que favorezcan el resguardo y la protección de la data sensible, para que ésta no llegue a manos equivocadas.

Entonces, ¿cómo favorecer la confidencialidad de los documentos digitalizados? Existen diversas maneras que, de ser bien aplicadas, garantizan la seguridad de la gestión y así evitar que la información termine en manos equivocadas:

 

  • Acuerdos de confidencialidad

 

Si varias personas se encargarán de manejar la información, es esencial establecer acuerdos que respeten la privacidad de la empresa. Por ello, es ideal que cada colaborador, proveedor o persona externa a la corporación firme un documento donde se comprometa a no divulgar ningún tipo de información fuera de la organización.

 

  • Separar usuarios

 

Dependiendo del cargo y la función de cada usuario que manejará la información, lo ideal es que se creen perfiles para que cada uno acceda al área que le corresponda, sin necesidad exponer toda la información a quien no la necesita.

 

  • Derechos de acceso

 

Además de separar usuarios, también es fundamental para la seguridad de un archivo digital otorgar derechos de acceso. Un sistema de gestión documental determina quiénes pueden consultar y quiénes modificar los documentos, con ayuda de claves digitales. Inclusive, se pueden bloquear ciertos documentos a aquellos usuarios sin derecho de acceso.

En definitiva, la confidencialidad y seguridad de los documentos debe ser prioridad en todo tipo de gestión documental, ya que la exposición de información privada puede generar daños irreparables a nivel de imagen corporativa, de aspectos comerciales o de propiedad intelectual, entre otros. 

 

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